De situatie
Opdrachtgevers van het installatiebedrijf sturen hun opdrachten als pdf naar een gedeelde mailbox. Iemand op kantoor opende elke mail, las de pdf en typte klant, adres, werkzaamheden en datum over in het planningssysteem.
Daarnaast werd elke week met de hand een meeneemlijst gemaakt: welke materialen de monteurs moeten meenemen voor de klussen in de planning. Allebei werk dat steeds terugkomt, en waar makkelijk een tikfout in sluipt.
De oplossing
We bouwden een automatisering die op een eigen server van het bedrijf draait. Die doet vier dingen.
Mailbox uitlezen
Een koppeling met Microsoft 365 haalt nieuwe opdrachten op. Die koppeling mag alleen in die ene gedeelde mailbox kijken, verder nergens.
AI leest de pdf
AI haalt de gegevens uit de pdf en maakt er een project van in de planningssoftware. Niemand hoeft meer over te typen.
Dashboard
Het team ziet wat er binnenkwam en wat ermee gebeurde. Inloggen gaat met het eigen Microsoft-account, met tweestapsverificatie.
Meeneemlijst
Elke week maakt het systeem de meeneemlijst uit de dagplanning en zet hem klaar op de bestandsserver. Verandert er iets, dan volgt een melding per mail.
Wat het oplevert
- Opdrachten uit pdf's hoeven niet meer overgetypt te worden
- Minder kans op tikfouten in adressen en datums
- Het team ziet in één overzicht wat er binnenkwam en wat ermee gebeurde
- De meeneemlijst staat elke week klaar, zonder dat iemand eraan hoeft te denken