De situatie
Elke maand komt er een factuur van de distributeur met veel regels: licenties per klant, per product. Controleren of al die licenties ook goed aan de klant worden doorgefactureerd, kost veel uitzoekwerk.
En het luistert nauw. Een vergeten verhoging is gemiste omzet; een vergeten verlaging is een klant die betaalt voor iets wat hij niet meer heeft.
De oplossing
We bouwden koppelingen met de distributeur en met de boekhouding, en een controle die ze naast elkaar legt.
Facturen inlezen
De facturen van de distributeur worden ingelezen en per regel uitgesplitst.
Contracten via de API
Via de API van de distributeur worden de contracten opgehaald en aan de juiste klant gekoppeld.
Klant en artikel
Elke regel wordt gekoppeld aan de klant en aan het artikel in de boekhouding. Ontbreekt een koppeling, dan komt er een suggestie.
Inkoop naast verkoop
Per artikel worden de aantallen vergeleken met wat er aan de klant wordt gefactureerd via Exact Online.
Voorstel ter beoordeling
Een verschil wordt een voorstel: verhoging, verlaging of controleren. Een medewerker beoordeelt elk voorstel.
Altijd terug te vinden
Ingelezen facturen kunnen niet zomaar worden verwijderd, zodat elke controle later na te gaan is.
Wat het oplevert
- Geen gemiste verhogingen meer
- Klanten betalen niet voor licenties die ze niet meer hebben
- Veel minder uitzoekwerk bij elke inkoopfactuur